Privacy Policy

Ruolo di Ashnet Consulting

Per i trattamenti connessi al sito e alle richieste di contatto o demo, Ashnet Consulting agisce come titolare del trattamento.

Per il portale di segnalazione messo a disposizione delle aziende clienti, Ashnet Consulting agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR: il titolare è l'azienda cliente, che definisce finalità, procedura interna e informativa per i segnalanti.

Nel portale di segnalazione il segnalante opera in forma anonima e non è richiesto alcun account. Per i dati inseriti nel portale trova applicazione anche l'informativa resa disponibile dall'azienda cliente nel momento della segnalazione.

Quali dati trattiamo

Trattiamo le seguenti categorie di dati, in funzione del rapporto con l'utente:

• Dati di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine visitate, data e ora della visita, necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito.
• Dati forniti volontariamente: nome, azienda, indirizzo email, numero di telefono e contenuto del messaggio inviato tramite i form di contatto o richiesta demo.
• Dati del servizio ASH Whistleblowing: contenuti delle segnalazioni, messaggi del dialogo, allegati e registrazioni vocali, dati degli utenti autorizzati alla gestione (gestori), log tecnici di accesso. Tali dati sono trattati per conto dell'azienda cliente.
• Dati di fatturazione e amministrativi relativi ai clienti, nei limiti degli obblighi di legge.

Finalità e basi giuridiche

I trattamenti si fondano sulle basi giuridiche indicate nella tabella seguente.

Modalità del trattamento

I dati sono trattati con strumenti informatici e organizzativi adeguati, adottando misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio.

Nel servizio ASH Whistleblowing i contenuti delle segnalazioni, i messaggi, i metadati e gli allegati sono cifrati; i file caricati sono privati dei metadati identificativi; le registrazioni vocali sono distorte e gli originali cancellati; non vengono registrati indirizzi IP applicativi del segnalante.

Non effettuiamo profilazione automatizzata con effetti giuridici o significativi sugli interessati.

Destinatari

I dati possono essere comunicati a fornitori di servizi che operano come responsabili o sub-responsabili: hosting e infrastruttura, provider di posta elettronica transazionale, servizi di backup e monitoraggio, servizi di pagamento se attivati. L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta o nella pagina di trasparenza.

I dati di segnalazione sono accessibili esclusivamente al personale autorizzato dell'azienda cliente e, per gli aspetti tecnici, al personale autorizzato di Ashnet Consulting, vincolato a riservatezza.

I dati possono essere comunicati ad autorità pubbliche o giudiziarie quando richiesto dalla legge.

Trasferimenti extra-UE

I dati sono trattati prevalentemente all'interno dell'Unione Europea. Qualora un fornitore comporti un trasferimento verso Paesi terzi, il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate (decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o Data Privacy Framework) e con informativa aggiornata.

Nel portale di segnalazione anonimo il sistema anti-bot basato su Cloudflare Turnstile è disattivato di default per evitare la comunicazione dell'indirizzo IP del segnalante a terze parti.

Conservazione

I dati di navigazione sono conservati per 30 giorni. I dati di contatto e i lead commerciali sono conservati per 24 mesi dall'ultimo contatto, salvo conversione in contratto o opposizione dell'interessato. I dati contabili sono conservati per 10 anni per obblighi di legge.

I dati delle segnalazioni sono conservati secondo la policy definita dall'azienda cliente e, in ogni caso, non oltre i termini previsti dalla normativa applicabile. Nel servizio la conservazione è configurabile per singola azienda, con anonimizzazione o cancellazione alla scadenza.

I dati contenuti nei backup decadono secondo il ciclo di conservazione tecnico definito nel DPA.

Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, nonché proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

Le richieste possono essere inviate ai contatti indicati nella sezione \"Titolare del trattamento\". Per i dati trattati per conto di un'azienda cliente, la richiesta può essere rivolta in prima istanza all'azienda cliente.

Nel caso di segnalazione anonima, non essendo identificabile il segnalante, i diritti possono essere esercitati solo nei limiti della disponibilità dei dati e nel rispetto della riservatezza prevista dalla normativa.

Segnalazioni anonime e portale ASH Whistleblowing

Il portale consente di inviare segnalazioni in forma anonima. Il sistema non associa la segnalazione a un'identità e non registra l'indirizzo IP applicativo del segnalante.

Il segnalante riceve un codice di accesso per consultare la propria segnalazione: il codice è salvato in forma crittografata non reversibile e non è recuperabile in caso di smarrimento.

L'azienda cliente che utilizza il portale è il titolare del trattamento delle segnalazioni ed è tenuta a pubblicare la propria informativa privacy, in conformità al D.Lgs. 24/2023 e alle linee guida ANAC.

Cookie

Il sito utilizza cookie tecnici e, se attivati, cookie di terze parti per la sicurezza. Per il dettaglio consulta la Cookie Policy.

Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento; le modifiche sostanziali saranno pubblicate su questa pagina con l'indicazione della data di aggiornamento.